Hier beantworten wir Ihnen die wichtigsten Fragen rund um die Nutzung von eBilanz-Online.
Für weitere Informationen besuchen Sie gerne die Website ebilanzonline.de.
Die Anwendung steht jedem unmittelbar nach der Registrierung zur kostenfreien Nutzung zur Verfügung. Für das Eingeben und Hochladen von Daten entstehen keine laufenden Kosten. Erst die Übertragung eines gültigen Datensatzes an die Finanzverwaltung wird entsprechend der im Preismodell beschriebenen Staffelung berechnet. Dazu muss im Vorfeld ein Guthaben über eBilanz-Online bezogen werden.Die Anwendung ist grundsätzlich für jeden geeignet, der seine Bilanz elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln oder eine Datei zur Offenlegung beim Bundesanzeiger erstellen möchte. Hierfür sind ein Internetzugang und eine gültige E-Mail-Adresse erforderlich.
Ja. Die Anmeldung bei eBilanz-Online ist sowohl kostenfrei als auch unverbindlich, die Nutzung der Plattform – z.B. zur Aufbereitung von Daten zur Offenlegung – ist kostenfrei. Die Bezahlung erfolgt mit einem komfortablen Guthabensystem. Das Guthaben wird auf das Kundenkonto aufgeladen; dieses wird je erfolgreich durchgeführter Transaktion an die Finanzverwaltung belastet.
Die hier vorgesehenen Preise entnehmen Sie bitte der Preisliste. Beachten Sie besonders die Rabattstaffel.
Mit der Registrierung bei eBilanz-Online und der Zustimmung zu den AGB kommt ein unbefristeter, jederzeit mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende kündbarer Nutzungsvertrag zustande. Dieser wird per E-Mail durch den Anbieter bestätigt. Alle Regelungen finden Sie auch in den Allgemeinen Geschäfts- und Nutzungsbedingungen unter „Rechtliches/AGB“ auf der Startseite von ebilanzonline.de. Bitte beachten Sie auch die Bestimmungen zur Kündigung. Um die Nutzer von eBilanz-Online vor potenziellen Sicherheitsrisiken zu schützen, werden modernste Sicherheits- und Verschlüsselungstechnologien eingesetzt, damit vertrauliche Daten bei der Übertragung im Internet vor unautorisiertem Zugriff geschützt sind und nicht unberechtigt eingesehen werden können.
eBilanz-Online ist eine mehrmandantenfähige Anwendung, in der beliebig viele Unternehmen (Mandanten) angelegt werden können. Pro Mandant können verschiedene Perioden (volle Wirtschaftsjahre, aber auch Rumpfwirtschaftsjahre) angelegt und an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Die Anzahl der nutzbaren Mandanten und Perioden ist nicht begrenzt.
Ja, eBilanz-Online ist versionierbar. Achten Sie bei geänderten Jahresabschlüssen bitte auf die Kennzeichnung in den GCD-Daten, damit die Finanzverwaltung den Jahresabschluss auch so akzeptiert.
Die erfassten Daten werden auf einem Server im Rechenzentrum der Bundesanzeiger Verlag GmbH, Köln, gespeichert. Die Übertragung erfolgt hierbei mittels sicherer SSL-Verschlüsselung. Nach erfolgreicher Übermittlung an die Finanzverwaltung wird die XBRL-Instanzdatei einschließlich des Übertragungsprotokolls, der Übertragungszeit und dem übertragenden Nutzer dauerhaft zwecks Dokumentation in eBilanz-Online gespeichert. Die Daten können jedoch durch den Nutzer jederzeit gelöscht werden.
Wünschen Sie keine temporäre oder dauerhafte Speicherung von Daten auf externen Servern, besteht die Möglichkeit, eBilanz-Online auf einem Server Ihres Unternehmens zu installieren.
Wenn Sie eine solche InHouse-Lösung wünschen, kontaktieren Sie uns bitte über die Servicehotline.
Die in eBilanz-Online erfassten Daten werden mittels gesicherter SSL-Verbindung an den o.g. Server und von dort an den ERiC (Elster Rich-Client) übertragen. Die eingesetzten Server werden im Rechenzentrum der Bundesanzeiger Verlag GmbH gehostet. Hierbei gelten die höchsten Sicherheitsanforderungen. Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer persönlichen Daten. Da sowohl der Schutz der Privatsphäre als auch der Schutz unserer Geschäftskunden für uns von besonderer Bedeutung ist, werden wir Ihre persönlichen Daten unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen vertraulich behandeln.
Das Steuergeheimnis wird gewahrt. Was an die Finanzverwaltung übermittelt wird, ist bewusst technisch getrennt von der Offenlegung beim Bundesanzeiger. Damit Offenlegungsdaten nicht ungewollt an die Finanzverwaltung übermittelt werden, erzeugt eBilanz-Online NUR eine Datei zur gesonderten Einreichung beim Bundesanzeiger. Dadurch wird ebenfalls sichergestellt, dass nicht irrtümlich steuerliche Daten publiziert werden.
Ein registrierter Nutzer bekommt automatisch Administratoren-Rechte zugewiesen, die es ihm erlauben, weitere von ihm angelegte Nutzer für seinen Account zu deaktivieren oder auch zu löschen. Wollen Sie als Administrator dauerhaft gelöscht werden, können Sie den Nutzungsvertrag schriftlich, per Fax oder E-Mail jederzeit mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende kündigen. Das Guthaben für nicht erfolgte Übertragungen wird Ihnen nach Abzug der Bearbeitungsgebühr (20,- Euro zzgl. USt.) auf das mit der Kündigung mitgeteilte Konto rückerstattet. Liegt der Guthabenbetrag unter 20,- Euro, entspricht das Restguthaben der Bearbeitungsgebühr und es erfolgt keine Erstattung. Bitte beachten Sie, dass bei einer Löschung des Accounts alle Daten von den Servern des Anbieters gelöscht werden. Diese können dann nachträglich nicht wiederhergestellt werden.
Es werden alle von der Finanzverwaltung zugelassenen Taxonomien für die E-Bilanz unterstützt sowie die aktuellen handelsrechtlichen Taxonomien für die Offenlegung beim Bundesanzeiger. Neben der Standardtaxonomie sind dies noch Ergänzungs- und Spezialtaxonomien. Weitere Informationen zur Anwendung der Taxonomien erhalten Sie auf den Webseiten www.esteuer.de und www.xbrl.de.
eBilanz-Online ist stets auf dem aktuellsten Stand.
Die Finanzverwaltung aktualisiert die der Übertragung zugrunde liegenden Taxonomien und den für die Übertragung der XBRL-Instanzdatei erforderlichen ERiC (Elster Rich-Client) in regelmäßigen Abständen. Kurz nach der Veröffentlichung einer neuen Taxonomie wird diese in eBilanz-Online zur Verfügung gestellt. Eine Übertragung auf Basis der neuen Taxonomie ist dann für solche Veranlagungszeiträume möglich, für die diese Taxonomie zugelassen ist. Hierzu ist in eBilanz-Online lediglich ein neuer Vorgang anzulegen, dem die neue Taxonomie zugeordnet wird.
Ja. Im Import-Bereich von eBilanz-Online können sowohl die Kontenpläne als auch die vollständigen Bilanz- und GuV-Strukturen auf die jeweils benötigte Taxonomie zugeordnet (“gemappt”) werden. Hierfür steht ein sog. Drag-and-Drop-Mechanismus zur Verfügung. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit des Imports eines außerhalb von eBilanz-Online erstellten Mappings mittels einer Excel-Schnittstelle.
Durch die einmalige Festlegung von Mapping-Regeln im Vorhinein entfällt die Notwendigkeit, in allen folgenden Masken erneut ein „Mapping“ durchzuführen. Im Import-Bereich kann unter „Kontenzuordnung (Mapping)“ eine Zuordnungsdatei im Excel-Format als Vorlage runtergeladen werden („Zuordnungsdatei lokal speichern“), um die Konten mit der gewählten Taxonomie in Übereinstimmung zu bringen. Mit dem anschließenden Hochladen der bearbeiteten Datei sind die Regeln in eBilanz-Online definiert und sofort in allen Masken hinterlegt. Danach können ohne erneutes „Mapping“ in der Maske „Kontensalden für Zuordnung“ oder im jeweiligen GAAP-Modul Excel-Dateien mit Konten und Werten importiert werden.
Für SAP-Nutzer und Nutzer der DATEV-Standardkontenrahmen 03 und 04 gibt es folgende Zusatzangebote, um den notwendigen Mapping-Vorgang in eBilanz-Online zu erleichtern:
eBilanz-Online akzeptiert grundsätzlich alle Kontenrahmen. Somit können auch individuelle Kontenrahmen importiert und gemappt werden.
Für SAP-Anwender gibt es zusätzlich die Möglichkeit, ganze Bilanzstrukturen zu importieren und die Kontenzuordnung zu erleichtern.
Für die Standard-Kontenrahmen der DATEV (SKR 03 und SKR 04) werden vorgefertigte Standard-Mappings zur Verfügung gestellt.
Ja. Für die Erstellung der Überleitungsrechnung stellt eBilanz-Online eine eigene Funktionalität zur Verfügung. In dieser werden die handelsbilanziellen Werte automatisch übernommen und können an die steuerlichen Wertansätze angepasst werden.
Ja, sowohl im GCD-Modul (Stammdaten-Modul) als auch im GAAP-Modul (Jahresabschluss-Modul) besteht die Möglichkeit, die eingegebenen Daten als Excel-Dateien zu exportieren. Somit können Daten der Vorperiode exportiert und in die aktuelle Periode wieder importiert werden.
Entsprechend den Vorgaben der Finanzverwaltung haben Sie die Möglichkeit, eine Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung oder eine Steuerbilanz (Bilanz, die den steuerlichen Regelungen entspricht) zu übertragen. Sofern in den Stammdaten die Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung angekündigt wird, muss auch die Übertragung der Überleitungsrechnung (steuerliche Modifikationen) erfolgen.
Sie können die Daten aus Ihrer Buchhaltung in eBilanz-Online in den dafür vorgesehenen Bereichen (Import-Modul, GCD-Modul, GAAP-Modul) manuell eingeben oder über eine komfortable Excel-Schnittstelle importieren. Unterstützt werden alle Kontenrahmen, wie z.B. der DATEV, oder auch individuelle Kontenrahmen.
Ja, solange die Werte eindeutig den Taxonomie-IDs zugeordnet sind, ist dies möglich. eBilanz-Online ordnet (auch in der GCD-Maske) die Werte jeweils richtig zu und zeigt dann z.B. die kompletten GCD-Felder, wie sie in der Taxonomie vorgegeben sind. Alle Felder, die leer importiert werden, werden automatisch mit „NIL“ (Not In List) bewertet.
Um eine mehrfache Übertragung der Daten an den ERiC (Elster Rich-Client) aufgrund von Erfassungsfehlern zu vermeiden, können insbesondere die Daten im GCD-Modul vorabvalidiert werden. Die Anwendung gibt Ihnen dann präzise Hinweise auf Inkonsistenzen bezüglich der ausgewählten Taxonomie bzw. strukturelle Erfassungsfehler (z. B. Aktiv / Passiv-Differenz).
Ja. Nach erfolgreicher Übermittlung an die Finanzverwaltung werden die XBRL-Instanzdatei und das Übertragungsprotokoll einschließlich der Übertragungszeit und dem übertragenden Nutzer zur Dokumentation in eBilanz-Online gespeichert. Das Übertragungsprotokoll dient Ihnen dann auch gegenüber der Finanzverwaltung als Beleg für die Übermittlung und kann ausgedruckt werden.
Die Übertragung aus eBilanz-Online an die Finanzverwaltung ist nur mittels Elster-Basis-Zertifikat möglich.
Die Authentifizierung über den ElsterSpezial-Sicherheitsstick oder die ElsterPlus-Signaturkarte funktioniert aus technischen Gründen bis auf weiteres nicht.
Das Elster-Basis-Zertifikat sollte online über Elster beantragt werden und ist kostenfrei. Dem Nutzer wird dann eine verschlüsselte Zertifizierungsdatei im pfx-Format zur Verfügung gestellt, die er auf seinem Computer abspeichert. Zusätzlich erhält der Nutzer auf dem Postweg eine PIN.
Sie können sich nach erfolgreicher Übermittlung die in eBilanz-Online gespeicherten XBRL-Daten zwar zur Ansicht anzeigen lassen, eine lokale Speicherung auf Ihrem PC ist jedoch nur in den Formaten pdf oder Excel möglich. Falls gewünscht, können Sie die in eBilanz-Online gespeicherten Daten anschließend löschen. Nach der Löschung sind die Daten dann unwiderruflich entfernt und können dann auch nicht mehr hergestellt werden.
Grundsätzlich ja. Dazu ist der Berichtsteil „Detailinformationen“ auszuwählen. Sobald in eBilanz-Online Konten auf eine Position der Taxonomie gemappt werden, die als Mussfeld mit erwünschtem Kontennachweis deklariert ist, werden alle relevanten Informationen automatisch im Menüpunkt „Detailinformationen“ erfasst. Die Erfassung ist ebenso manuell möglich. Der Nutzer kann selbst wählen, ob diese Detailinformationen mit übertragen werden.
Sie können die Eingaben ändern und die E-Bilanz erneut übertragen. Hierbei ist es wichtig, dass Sie im GCD-Modul den Status „berichtigt“ oder „geändert“ auswählen, damit sie von der Finanzverwaltung als korrigierte E-Bilanz anerkannt wird. Um die vorher gesandten Daten nicht zu verwerfen, besteht die Möglichkeit, den Vorgang in einer neuen Version anzulegen.
Folgende Versionen werden unterstützt: Internet Explorer ab Version 10, Mozilla Firefox ab Version 30, Google Chrome ab Version 30.
Das Software-Zertifikat wird in Dateiform für die Authentifizierung im Rahmen der Übertragung der E-Bilanz an die Finanzverwaltung benötigt. Die Nutzung von ElsterSpezial-Sicherheitssticks oder ElsterPlus-Signaturkarten ist nicht möglich.
Für den Import von Daten können Excel-Dateien ab den Versionen MS Excel 2000 verwendet werden. Für das Lesen von exportierten Excel-Dateien wird MS Excel ab Version 2003 benötigt.
Für das Lesen von durch die Anwendung erzeugten PDF-Dateien wird der Adobe Reader ab der Version 9.0 oder ein alternatives Programm benötigt. Den Adobe Reader können Sie hier herunter laden.
Soweit Ihre internen Richtlinien die Nutzung von eBilanz-Online als Webanwendung ausschließen, besteht die Möglichkeit der (lokalen) Installation von eBilanz-Online auf Servern Ihres Unternehmens.